Power BI est de plus en plus populaire car il permet de créer aisément des rapports et des tableaux de bord qui viennent soutenir la prise de décision. Cependant, pour certaines organisations, les rapports actuels ne répondent pas à tous leurs besoins et elles manquent de ressources pour aller plus loin. D’autres commencent à éprouver des difficultés à gérer et gouverner l’utilisation de Power BI au sein de leur organisation. Quelle que soit votre situation, il est possible de remédier à cela pour profiter pleinement de toutes les fonctionnalités de cet outil en mettant en place des stratégies pour gérer efficacement son utilisation.
Des outils d’aide à la décision puissants et faciles à produire
Les décideurs aiment utiliser les rapports Power BI car ils permettent de visualiser les données de manière efficace, et il est relativement facile de les produire même par des utilisateurs qui n’ont qu’une expérience limitée en la matière. Il suffit en effet parfois de quelques heures de formation pour qu’un utilisateur moyen soit en mesure de produire ses premiers rapports.
Cependant, il est courant que ces rapports aient été conçus pour répondre à des besoins d’affaires spécifiques et parfois à court terme, et ils peuvent ne plus être adaptés lorsque les besoins évoluent. Certaines organisations souhaitent donc ajouter de nouveaux rapports pour rencontrer ces nouveaux besoins et même améliorer, dans certains cas, les rapports dont elles disposent actuellement.
Pour d’autres, l’engouement des différents services au sein de l’organisation pour Power BI entraine une multiplication des rapports, ce qui commence à être difficile à gérer (travail en double, différentes interprétations pour une même donnée, etc.). Il est en effet facile de se laisser emporter par la puissance de cet outil et de se retrouver rapidement dépassé dans ce genre de situation.
La multiplication des besoins et des rapports
En fait, quand une organisation commence à utiliser des rapports Power BI, elle peut facilement être victime de son succès : les gestionnaires et décideurs de l’organisation sont tellement emballés par le résultat qu’ils demandent que d’autres données soient ajoutées pour répondre à leurs besoins. Cela conduit parfois à la création de plusieurs rapports distincts ou à des rapports contenant tellement de données qu’il est difficile de comprendre ce qui est important.
Il est également fréquent que plusieurs personnes de l’organisation créent des rapports pour répondre à des besoins spécifiques, sans qu’il y ait une vue d’ensemble (reporting en silos). Il est donc important de revoir les besoins d’affaires réels. Il faut aussi déterminer quelles informations sont diffusées à quel public, pour éviter que des données sensibles ne soient partagées avec des personnes qui ne devraient pas y avoir accès, par exemple.
Optimiser vos rapports Power BI : les conditions de réussite
Power BI permet de transformer les données en informations utiles pour la prise de décisions. Mais pour cela, il faut respecter certaines conditions. En voici quatre.
L’identification des besoins d’affaires
Les succès des rapports produits BI est tributaire d’une bonne compréhension des besoins d’affaires, au-delà de chacun des rapports pris individuellement. Est-ce que ces besoins ont été bien identifiés? Comment les rapports ont-ils été créés? Est-ce que les données retenues sont les bonnes? Est-ce que les données sont présentées de la bonne façon pour aider à la compréhension et à la prise de décision? Est-ce que les besoins futurs ont été identifiés? Produire des rapports est relativement aisé, mais l’idéation de ceux-ci exige une réflexion et une vision à plus long terme; il est important de restreindre les rapports « jetables » qui ne seront plus utiles après un certain temps.
L’organisation des données
Les données utilisées pour produire les rapports Power BI proviennent souvent de différents systèmes non connectés entre eux. Il est donc courant de voir des rapports créés pour répondre aux besoins d’une équipe spécifique (par exemple : les ventes, la production) qui utiliseront les données d’un seul système. Cela donne lieu à du reporting en silos qui limite grandement les possibilités. Pour éviter cela, il est important de regrouper et structurer les données provenant de différents systèmes, assurant ainsi des bases solides pour développer de nouveaux rapports. Mieux les données sont organisées et préparées pour Power BI, plus l’outil devient efficace.
La qualité et la fiabilité des données
Est-ce que la qualité, la fiabilité et la précision de ces données ont été vérifiées? Dans le cas contraire, il est important de s’en assurer avant d’aller plus loin car, rappelons-le, ces rapports aident la direction à prendre des décisions. À titre d’exemple, pour qu’une donnée soit fiable, elle doit être standardisée à travers l’organisation et documentée adéquatement. Il arrive également que la seule personne à savoir comment les rapports sont constitués et d’où proviennent les données soit celle qui les a développés. Il peut devenir complexe de faire évoluer ces rapports dans un tel contexte. Et qu’arrivera-t-il si cette personne quitte l’organisation?
La mise à jour des données
Parfois les rapports ont été développés sans être directement connectés sur les systèmes dont proviennent les données. Les données doivent alors être mises à jour manuellement, ce qui peut prendre du temps et causer des erreurs de manipulation et même faire en sorte que plusieurs versions de rapports circulent en même temps. Il arrive également que la personne chargée d’effectuer la mise à jour soit appelée à se consacrer à d’autres dossiers. Peut-être ne sera-t-elle pas disponible pour effectuer cette tâche?
Tirer le meilleur parti de cet outil
Nous l’avons vu, qu’une organisation souhaite ajouter de nouveaux rapports Power Bi à son arsenal ou qu’elle souhaite remettre de l’ordre dans ses rapports actuels, le succès de l’opération passe par une bonne identification des besoins d’affaires, l’organisation des données ainsi que la qualité et la fiabilité de celles-ci.
Cela lui permettra de mettre en place des bases solides qui permettront de répondre adéquatement à ses besoins actuels et futurs, tout en minimisant les efforts requis pour l’entretien des rapports existants ou la création de nouveaux rapports. C’est en ayant une approche organisée et structurée que les entreprises peuvent tirer le meilleur parti de ce puissant outil.
Voici un aide-mémoire qui regroupe quelques points à prendre en compte dans la révision de votre stratégie d’utilisation de Power BI.
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